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[보고서 잘 쓰는 법] 한 번에 통과되는 보고서, 이렇게 쓰면 된다!

토익스토리 2019.03.19 10:17



직장인들에게 보고서는 떼려야 뗄 수 없는 숙명 같은 존재인데요. ‘머릿속으로 아이디어를 정리했으니 글로 풀어내면 되겠지라고 간단하게 생각했지만 자판에 손가락을 얹자 과장님과 나누었던 말, 머릿속으로 정리했던 아이디어가 모두 흩어져 버립니다. 결국에는 시간에 쫓겨 허겁지겁 작성하기에 십상이죠.

 

이러한 여러분들의 어려움을 덜어주고자! 한 번에 통과되는 보고서로 작성하는 팁을 알려드릴게요~


* 참고 : YBM 한국TOEIC위원회 뉴스레터 



결재권자 중심으로 쓰자


자신이 일한 순서가 아니라 결재권자가 알고 싶은 순서로 쓰는 것이 보고서의 핵심인데요. 업무의 과정에서내가 어떻게 일을 했는가는 중요하지 않습니다. 결재권자의 현명한 판단을 끌어내는 것이 보고서의 목표이기 때문에 결재권자가 궁금한 내용으로 서술해야 하는 거죠


결재권자를 중심으로 놓고 보고서를 작성하면 보고서의 내용과 구성, 단어, 문장, 표현도 달라집니다. 보고자의 이해관계나 주관적 편견을 배제하고 결재권자가 판단과 결정을 하는데 필요한 내용을 사실과 의견으로 구분해 전달해야 하고요. 알기 쉬운 일상 용어를 사용하며 쉽게 읽히도록 해야 하고 보고서의 서체, 글자 크기, 레이아웃까지 의사 결정권자에게 최적화하는 것이 좋습니다. 





두 페이지를 넘기지 말자


또한, 보고서는 핵심을 짧게 전달하는 것이 무척 중요한데요. 아무리 방대한 내용이라도 1~2페이지 분량으로 핵심을 요약해요약 전이나한 장짜리 보고서(One Page Report, OPR)’로 압축해야 합니다. 요약 전에 담기지 않은 내용은 첨부 자료로 보완하고요!


온라인 보고서의 경우 요약 전과 첨부 자료 간 내용의 상관성에 따라 하이퍼링크를 처리할 수 있습니다. 이렇게 해야 내용이 명료해져 결재권자가 판단하기가 용이하고, 결재권자가 보고서를 읽는 시간을 절약할 수 있기 때문이죠.




용건과 근거, 핵심메시지가 들어가야 한다.


보고서는 분명한 용건(결론, 주장)을 제시해야 합니다. 용건이란 이 문서를 통해 전하고자 하는 궁극적 결정이나 최종적 판단을 가리키는데요. 근거는 용건의 정당성, 타당성을 입증하는 논리, 사실, 통계, 인용 등이고요. 보고서의 설득력은 근거로부터 나오는 것 다들 아시죠~?




두괄식이 좋다


보고서는 두괄식으로 쓰는 것이 좋습니다. 보고서, 보도자료, 이메일 등 업무용 글쓰기는 반드시 용건(결론, 주장)을 먼저 제시하고 근거를 나중에 제시하는 방식으로 서술해야 하는데요. 두괄식으로 써야 결재권자의 이해가 빠르고, 글의 군더더기가 사라지며, 설사 독자가 글을 끝까지 읽지 않아도 용건이 전달된답니다.




이와 반대로! 나쁜 보고서에는 대체로 비슷한 문제가 있다고 하는데요. 나쁜 보고서의 특징을 간단하게 살펴보겠습니다.




~시 자신의 보고서가 위의 4가지 사항에 해당하는지 한번 확인해보세요! 뜨끔하셨더라도 지금부터 고치면 되니까 걱정하지 마세요~


지금까지 보고서 잘 쓰는 법을 알아봤는데요. 오늘 배운 내용을 적용해서 한 번에 통과하는 보고서로 만들어 봅시다




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