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[이메일 잘 쓰는 법] 당신의 업무 능력 '이메일'이 결정한다!

토익스토리 2019.01.22 07:00




이메일은 비즈니스의 시작이라고 불릴 만큼 중요한데요! 이메일 어떻게 쓰는지에 따라 업무의 양과 질, 소요 시간이 결정됩니다. 제목부터 본문 작성, 맺음말까지 이메일의 사소한 모든 것이 업무능력의 지표가 된다는 사실, 알고 계셨나요~? 


오늘은 토익스토리에서 직딩들의 업무 능력을 up! 시켜주는 '이메일 잘 쓰는 법'을 소개할게요!


* 참고 : <일잘러를 위한 이메일 가이드 101>, (조성도, bookby PUBLY)






먼저! 개인 이메일 주소와 비즈니스용 이메일을 반드시 구분해야 합니다. 업무용 이메일이라면 회사 도메인을 이용하는 것이 좋은데요. 아이디를 만들 때는 이름이 즉각 연상되도록 이름을 그대로 쓰거나 이니셜을 쓰세요~! 혹~시 이미 사용 중이라면 숫자보다는 나의 전문성을 드러내는 단어를 추가하는 것을 추천합니다. 숫자를 사용하면 상대방이 잘못 입력할 가능성이 있기 때문이죠! 같은 이유로 아이디어에 기호를 넣을 때는 이름과 성을 구분하는 등 꼭 필요한 부분에 한 번만 사용하는 것이 좋습니다.


 

수신인은 이메일을 읽고 반드시 행동을 취해야 하는 사람을 뜻합니다. 받는 사람이 명확해야 제목과 본문도 제대로 쓸 수 있는데요. 다수에게 보내는 공지나 회람이 아니라면 수신인을 최소화 하세요~ 수신인이 많아질수록 메세지의 힘은 약해지니깐요! 회신할 담당자를 받는 사람으로 지정하고 내용에서도 그 사람 이름을 지칭해 정확히 요청하면 됩니다.

이메일을 여러 번 주고받거나 달라지는 상황을 모두 파악해야 할 경우 참조나 숨은 참조를 활용하면 되는데요. 참조 필드를 사용할 때는 어떤 사람이 어떤 이유로 참조에 들어갔는지 *이메일 스레드(e-mail thread)를 시작할 때 밝히는 게 좋습니다. 그래야 수신자가 발신자에게 답장할 때 실수로 전체 답장을 하지 않는 일을 방지할 수 있으니깐요~ 내용은 공유하되 그것을 받는 사람의 이메일 주소를 공개하고 싶지 않을 때는 숨은 참조를 이용하면 됩니다. 참조와 숨은 참조의 가장 큰 차이는 이메일 주소 공개여부인데요. 숨은 참조에 있는 메일 주소는 받는 이나 참조된 사람들에게는 보이지 않는 점 참고해주세요~


*이메일 스레드: 가장 먼저 쓰여진 이메일부터 답장들이 쭉 이어진 리스트



제목에는 메일 내용의 핵심만 명확하고 간략하게 작성해야 합니다. 제목을 명확하게 작성하기 어렵다면 '이메일 스레드(e-mail thread) 하나에 주제가 하나'인지 다시 살펴봅시다. 주제가 하나 이상이라면 두 개의 스레드로 분리하는 것이 좋아요! 잘못 쓴 제목의 특징은 용건을 알 수 없는 것인데요. 용건을 명확히 적어야 나중에 내용을 확인하기도 좋고 해당 이메일을 찾기도 용이합니다. 아래 예시들을 통해 제목 잘 쓰는 방법을 확인해보세요~










마지막으로, 파일을 첨부하기 전에 본문에 써도 되는 내용이 아닌지 확인하고 꼭 필요한 파일만 가능한 작은 용량으로 첨부해볼까요? 파일이 여러 개라면 '프로젝트명_주제_작성한 날짜'와 같이 파일명 규칙을 정할 것을 권해드립니다. 만약 회사 또는 프로젝트에서 정한 규칙이 있다면 반드시 따라야 합니다. 파일을 첨부할 때는 본문에 첨부파일에 대해서 언급하는 것이 옳다는 점! 놓치지 마세요~



지금까지 '직장인들을 위한 이메일 작성법'을 정리해봤습니다. 어느 정도 감이 오시나요? 오늘 배운 내용들을 실전에서 직접 적용하며 업무능력을 up! 시켜보세요~




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