[엑셀꿀팁] match, index 함수 써서 직원명부 만들기

 

 

직원명부란?

인사부는 기업 내에서 임직원의 인사업무를 담당하는 부서입니다. 승진과 같은 인사고과부터 급여까지 인사부의 업무는 다양한데요. 이러한 인사부에서 직원들의 정보를 한 곳에 모아 정리한 문서가 바로 '직원명부'입니다. 직원명부는 부서마다 천차만별인 직원들의 직책, 직급, 호봉 등을 관리하거나 채용 또는 부서 배치 등의 업무를 수행할 때 쓰입니다.  

직원명부 만들 때 필요한 Skill

 

 

 

 

엑셀로 직원 명부 만드는 법. 영상으로 먼저 확인해 보세요.

 

 

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3.2.1 표 스타일 적용하기 

직원명부 내에 있는 표에 스타일을 적용해 보겠습니다. 먼저 표 안에 있는 셀 하나를 선택하고 마우스를 클릭합니다.

1. [표 도구] 아래 [디자인]을 클릭합니다.
2. [표 스타일]의 [자세히] 단추를 클릭하여 원하는 표 스타일을 선택합니다.

 

 

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3.2.2 표 스타일 옵션 구성하기 

이미 설정되어 있거나 해제할 수 있는 여러 가지 표 스타일 옵션이 있습니다. 먼저 표 안에 있는 셀 아무거나 하나를 골라 클릭합니다. 

 

1. [표 도구]를 클릭합니다. 
2. [디자인]을 클릭하고 > [표 스타일 옵션] 그룹에서 설정하거나 해제할 옵션을 체크합니다.

 

 

 

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3.2.3 요약행 삽입하기 

표의 데이터를 빠르게 요약한 다음 여러 함수를 사용하여 계산 결과를 제공해 주는 기능입니다. 먼저 직원 명부 표 안에 있는 셀 아무거나 하나를 선택하고 클릭합니다.

1. [표 도구] > [디자인]을 클릭합니다. 
2. [표 스타일 옵션] > [요약 행]에 체크 표시하면 표 맨 아래쪽에 요약 행이 추가됩니다.

 

요약행의 목록 단추를 클릭하여 다른 요약 함수로 변경할 수 있습니다. 

 

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3.2.3 Match 함수로 데이터 찾기  

Match 함수는 특정 범위 안에서 내가 찾으려는 값이 몇 번째 위치에 있는지 알려주는 찾기 참조 함수입니다.

 

직원 명부에서 ‘정채용’ 사원이 이름 데이터 중에 몇 번째에 있는지를 match 함수를 사용하여 찾아보겠습니다.

 

1. K25 셀을 클릭합니다.
2. =match(j25,A2:A20,0) 수식을 입력합니다.
3. 결괏값 17이 나옵니다. 결괏값은 ‘정채용’ 사원의 이름이 '이름' 열에서 17번째에 있다는 사실을 뜻합니다.

 

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3.2.4 Index 함수로 데이터 찾기 

사무실에서 자주 사용하는 서류철을 보면 서류를 분류해 주는 '인덱스'가 있습니다. 인덱스는 필요한 업무를 빠르고 쉽게 찾을 수 있도록 도와주는데요. 엑셀에도 이러한 기능을 하는 함수가 있습니다. 이 함수의 이름도 INDEX인데요. INDEX 함수를 알아보겠습니다. 

 

INDEX는 주어진 범위 내에서 값이나 참조 범위를 구해주는 찾기 참조 함수입니다.

 

직원 명부 3행 1 열에 있는 사원 이름을 index 함수를 사용하여 찾아보겠습니다.

 

1. K24 셀을 클릭합니다.
2. =Index(A2:K20,3,1)을 입력하고 Enter를 누릅니다.
3. ‘한정훈’ 사원이 표시됩니다. 

 

아주 간단하죠? 
　

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지금까지 엑셀로 직원 명부 만들 때 필요한 기능을 알아봤습니다. 얼핏 보면 간단해 보여서 별 것 아닌 것 같지만, 평소에 연습하거나 자꾸 쓰지 않으면 꼭 필요한 순간에 생각나지 않고는 하는데요. 잘 익혀 두셨다가 직원 명부 혹은 비슷한 역할을 하는 문서를 작성할 때 꼭 활용하시기 바랍니다. 

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