예산 내역서란?
기업이 수행하는 각종 사업에 소요되는 예산 집행내역을 기록한 문서입니다. 예산 내역서에는 사업명과 사업담당자, 예산액의 입출금 내역 등의 중요정보가 있어서 기업 내의 자금흐름을 볼 수 있습니다.
예산 내역서를 작성하는데 필요한 Skill
3.6.2 데이터 범위에 이름 정의하기
공기청정기를 수입 판매하는 회사의 예산 내역서를 바탕으로 데이터 범위에 이름 정의를 해보겠습니다.
1. [수입 제품별 예산내역서] 표의 ‘수입일자’열의 모든 데이터 범위(B6:B17)를 마우스로 선택합니다.
2. 수식 입력줄의 왼쪽에 위치한 ‘이름’ 상자를 클릭합니다.
‘월’라고 입력하고 Enter키를 누릅니다.
이름 정의가 제대로 됐는지 확인하기 위해 마우스로 B6:B17 셀 범위를 선택합니다.
이때 이름상자에 ‘월’ 이라고 표시되면 정상적으로 이름 정의가 됩니다.
4.2.1 피벗 테이블 만들기
피벗 테이블은 표 데이터를 계산, 요약, 분석하는 도구로서 사용자가 원하는 데이터를 추출, 비교, 패턴을 관찰할 수 있습니다. 이런 상황을 생각해 봅시다. 직장 상사가 엑셀로 정리된 [수입 제품별 예산내역서] 파일을 주면서 수입일자별로 제품 규격 관세와 총합계를 표시한 표를 만들라고 한다면?
원본 데이터인 [수입 제품별 예산내역서] 파일로 수입일자별로 각 제품 규격 관세를 표시한 표를 따로 만들어서 각 사이즈별 관세, 관세의 합계를 구해야 합니다. 여러 개의 표가 필요하겠죠? 그럴 필요 없이 하나의 피벗 테이블로 모든 사이즈별 관세와 합계를 표시하고 필요에 따라 날짜 혹은 각 사이즈별로 필터링해서 표시할 수 있습니다.
1. 먼저 [수입 제품별 예산내역서] 표 안의 아무 셀에 마우스를 클릭합니다. [삽입] > [표] 그룹 > [피벗 테이블]을 클릭합니다.
2. 피벗 테이블 만들기 대화 상자에서 ‘표 또는 범위 선택’ 란에 체크가 되어 있는지 확인합니다. 피벗 테이블을 만들기 전에 마우스로 표의 아무 셀이나 클릭하면 자동으로 표 전체 범위를 인식합니다.
3. 피벗 테이블을 만들 위치를 선택합니다. 여기서는 기존 시트에 만들기 위해서 ‘기존 워크시트’에 체크하고 위치를 H3셀로 선택했습니다.
4. [확인]을 클릭합니다.
5. 피벗 테이블 목록 창이 표시되면 맨 위쪽 필드목록에서 마우스로 ‘수입일자’ 필드를 [필터] 영역으로 드래그합니다.
6. ‘규격’필드를 [행] 영역으로 드래그합니다.
7. ‘관세’ 필드를 [값] 영역으로 드래그합니다.
8. 피벗 테이블 바깥쪽 아무 곳에 마우스를 클릭하면 필드 목록 창이 사라지면서 피벗 테이블이 완성됩니다.
4.3.1 피벗 차트 만들기
이번에는 피벗 차트를 만들어 보겠습니다.
피벗 차트가 일반 차트와 다른 점은 첫째, 피벗 테이블처럼 사용자가 원하는 데이터만 추출해서 차트로 표시할 수 있고
둘째, 피벗 테이블과 연동되어서 피벗 테이블의 값이 변경되면 피벗 차트도 변한다는 것입니다. [수입 제품별 예산내역서] 표 데이터를 가지고 피벗 차트를 만드는 과정을 살펴보겠습니다. (이미 만들었던 피벗 테이블로 바로 피벗 차트를 만들 수도 있습니다.)
먼저 [수입 제품별 예산내역서] 표 안의 아무 셀에 마우스를 클릭합니다. [삽입] > [차트] 그룹 > [피벗 차트] 메뉴를 클릭합니다.
1. 대화 상자에서 [표 또는 범위 선택]에 체크합니다.
2. 피벗 차트 위치를 [기존 워크시트]의 H14셀로 지정합니다.
3. [확인]을 클릭합니다.
4. [피벗 차트 필드 목록] 창이 표시되면 [수입일자] 필드를 필터 영역으로, [규격] 필드를 축 영역으로, [관세] 필드를 값 영역으로 드래그합니다.
5. 완성된 피벗 차트를 적당한 위치로 드래그해서 옮깁니다.
4.3.3 피벗 차트에 스타일 적용하기
피벗 챠트에 시각적으로 다양한 스타일 효과를 줄 수 있습니다.
1. 피벗 차트를 선택하면 [디자인 도구] 탭이 표시됩니다. [디자인] 탭을 클릭합니다.
2. [차트 스타일] 그룹의 오른쪽 [자세히] 단추를 클릭하여 원하는 스타일을 선택합니다.
지금까지 엑셀로 예산내역서 만들 때 쓰이는 기능을 알아봤습니다. 피벗테이블과 피벗 차트는 예산내역서가 아니어도 엄청 자주 쓰인다는 사실, 다들 알고 계시죠? 피벗테이블 기능을 활용하여 예산내역서는 물론, 꼭 필요한 다른 문서를 무사힌! 효과적으로 만드시길 바랍니다.
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